CASE STUDY 導入事例

「単なるWeb電話帳ではないということ」

PHONE APPLIのWeb電話帳を知ったのは、CUCMのバージョンアップを行う際に、新しいWeb電話帳を改めて検討を行っていた際とのことです。当時ツールの選定を行った総務部長の音道孝行氏は当時比較検討されていたときの事をこのように話しています。

「当時はいくつかのWeb電話帳を紹介してもらい検討しました。最終的にPHONE APPLIのWeb電話帳に決定した理由は、単なる電話帳ではなく、伝言メモや相手の状況確認ができるという新しい考え方がポイントでした。

さらに、ブラウザの電話帳をクリックし、電話の発着信および在席確認が安易にできるという点も決め手となりました。実際に過去にもWeb電話帳は利用されており、電話帳と電話の発着信機能のみでも満足はしていましたが、それにプラスの機能が実装された電話帳は当時PHONE APPLIの提供するものだけでした。

また、当時は本社機能も2拠点あり、連絡取りたい相手の在席、電話がかかってきたときの処理にとても困っていました。なので、社員の電話番号がすぐに分かるということはもちろんですが、電話を転送する前にいるかいないかの判断できるというのがよいと思いました。」

「紙メモはゴミ箱へ、しかし伝言メモは捨てられない」

SBI証券は以前からWeb電話帳を導入しており、Web電話帳の便利さはよく知っていた
とのことですが、PACDを導入し、大きく変わったことがあると音道氏は話しています。
「PACDを導入して大きく変わったことといえば、『伝言メモ機能の活用』である。
導入前は電話がかかってきた際、伝言は全て紙にメモを書いて席に置いておくのが普通でした。

ところが、導入後は伝言メモがあるので、メモを置くという習慣が徐々になくなりました。
なぜなら、紙は捨てられたり、渡し忘れることもありますが、伝言メモはメールよりも気軽に、しかも過去履歴が残るので伝え忘れもないのがいいですね。
それに、拠点が違っていても同じ拠点に居る感覚で利用できるということで、皆にも喜ばれています。ちなみに私は社員に電話をかける際には相手の状況を確認して電話するか伝言メモ、メールにするかコミュニケーション方法を選んでいます。」

更に、音道氏は、PACDの導入したことにより、社員同士での簡単な仕事上会話においては、メール文章を作ると時間がかかってしまうということから、PC上で伝言メモ機能を使って会話することもよくあると言

われています。過去履歴も残るので、どんな会話をしたかについても確認できるということで、メールを書く頻度も減ったとも言われています。

「全社員にPACDを活用してもらいたい」

SBI証券でのPACDの評価は高く、コミュニケーションツールとして活用されているようですが、全社員が使いこなしているわけではないようです。そこで音道氏は次のように話しています。「今後は社員全員がWeb電話帳＋伝言メモのよさを分かってもらい使ってもらいたい。そうすることで更に社内コミュニケーションがよくなるものと思っています」

さらに「現状情報セキュリティの面で難しいものの、今後はブラウザのみの利用だけでなく、スマホアプリでも使えるようになるとより便利になると考えている。スマホ利用し、電話機の数を減らすことで、部署移動、オフィスのレイアウト変更時にコスト削減ができると思っている」とも言われています。

「今後は新機能も利用検討していきたい」

現在、PACDはバージョンアップを行い社内電話帳や伝言メモの機能だけでなく、名刺管理（お客様電話帳）の機能も利用できるようになっています。SBI証券がPACDを導入したのは、2012年ということもあり音道氏はこのように話しています。

「今後はより社内の業務効率を目指して、新機能の活用の検討も考えていきたいです。また、弊社は中途社員を積極的に採用行っているため、社員情報を登録/編集の更新機会が多いため、メンテナンスをより便利にできるとよいと考えています」