相続総合コンサルティングに特化した税理士法人レガシィ。年間相続税申告件数1,600件超、累計相続案件実績17,000件以上、累計申告課税価格1兆700億円超はいずれも日本最大級を誇ります。相続に関して、不動産や事業継承などきめ細かな相続対策コンサルティングを通じて、お客様の大切な財産や思いの継承をサポートしている。それ以外にも同社グループでは1990年代から士業向けに様々な実務ノウハウを提供し、近年は「レガシィ＠クラウド」というオンラインサービスを展開している。

2019年7月から、税理士や専門家同士をつなぐプラットフォームサービス「Mochi-ya」を展開するなど、テクノロジーを活用して全国に税理士ネットワークを展開、オンリーワンの専門家集団を目指している。高齢化に伴い相談件数も増加する中、顧客やメンバー間のコミュニケーションと情報伝達の強化、迅速化を目指し業務でのスマートフォン活用を進める同社は今回、PHONE APPLIが提供するクラウド型コミュニケーションポータル「連絡とれるくん」を採用した。

従来の課題と導入のきっかけを、常務取締役 / 代表社員パートナーの天野大輔氏は次のように語る。「これまで当社では、業務利用端末としてAndroidスマートフォンを配布していました。メンバー間で安全に連絡先を共有する目的でこれまでも共通電話帳をいくつか利用して来ましたが、いずれもうまく機能しない、情報更新時のメンテナンスが複雑である、といった課題がありました。お客様との接点やプラットフォームを通じた連携が多様化する中で今後、スマートフォンの台数を倍増させることとなりキャリアやベンダーに相談したところ、

オススメの共有電話帳サービスとして、PHONE APPLI の連絡とれるくんの存在を知りました。」

検討にあたり、同社が重視したのは「社内メンバーに負荷をかけずに使いやすいことと、導入と管理のしやすさ」（天野氏）であったとのこと。約2か月間の他サービスとの比較検討およびトライアル実施による検証期間を経て、同社はPHONE APPLI の連絡とれるくんの導入を決定した。

天野氏は、採用の決め手について次のように語る。「決め手は、バランスがとれていたこと。単独での電話帳機能の豊富さと使いやすさはもちろん、セキュリティ、他のサービスとの連携などが他のサービスと比べ優れていました。セキュリティに関しては端末にデータを残さない当社のポリシーに合致していますし、

成りすましを防止するデバイス認証機能も安心です。弊社で利用中のLINE WORKS、既存の名刺管理ツールとの連携も、有用と感じました。将来的にAD連携やスマホ内線化なども視野に入れており、拡張性の高さもポイントでした。」

導入時には社内説明会や勉強会などを開催し、利用者のトレーニングを実施。社員への展開もスムーズであったとのこと。「利用者からは『メンテナンスの手間がかからなくて非常に便利』『LINE WORKSとも連携しやすい』と好評です。管理側では、新たな社員が入社する度の登録や、電話番号の問い合わせへの対応業務の負荷が削減されました。」

同社の働き方改革への取り組みについて、天野氏は「税理士は仕事柄、以前は残業が多い職業でした。当社は業界でも比較的早い段階、6年ほど前から働き方改革を進めて来ました。未経験で入社するメンバーは1年間、原則残業禁止にして税理士資格取得の時間を確保することを始めました。その結果様々なメンバーも時間を意識して働くようになり、残業はなるべくしないようにと社内の文化を醸成してきました。

そのほか、RPAによる業務の自動化にも注力しています。現在は、全社でも平均月20時間ほどの残業時間に収まるなど、生産性向上に一定の成果を上げています」と語る。

加えて同社では、スマートフォンの社内展開を積極的に進めており、平行してデスクトップからノートパソコンへの移行、フリーアドレス化を目指すなど、固定電話の削減と共に、場所に縛られない働き方の実現を目指している。

また、これまでは一部での利用に留まっていた遠隔コミュニケーションに関しても変化があったとのこと。「昨今の情勢でテレワークや顧客とのリモート面談の需要が急増し、社内でZoomを利用する機運が高まっています。連絡とれるくんは、その連携にも対応しており今後のアップデートにも期待しています。」

最後に、今後の展開について天野氏は次のように締めくくった。「これまでは電話とメール、対面での接点が主流でしたが、ビジネス環境の変化に伴い、今後、コミュニケーションはますます多様化していくでしょう。当社としても情報提供や共有をWebベースで迅速化し、新たな付加価値を生み出していける一方で、そのためのツールも増え、管理しきれなくなることも懸念されます。

そういうとき、連絡とれるくんが持つ機能や連携性が、さらに効力を発揮してくれる期待があります。これから、連絡とれるくんのまだ当社が活用できていない機能や連携を活用して、もっとさまざまなツールと連携し、業務になくてはならないものとしての位置を、確立させたいと考えています。」